Enkelt att välja rättigheter
Möjligheten till att ge eller ta bort rättigheter på deltagare är mycket kraftfull i Acrobat Connect Pro. Som mötesvärd kan man enkelt välja att en eller flera deltagare ska tillhöra en viss rättighetsgrupp eller att de ska få tillgång till en viss funktion. Det är faktiskt bara att klicka på deltagaren och sedan välja vilka rättigheter den ska få eller mista.

Det finns tre grupper att välja på då det gäller rättigheter i Acrobat Connect Pro: Participant, Presenter och Host.

• Participant är en vanlig mötesdeltagare som kan se och höra allt som sker i mötesrummet samt chatta och delta i omröstningar.
• En Presenter kan använda alla funktioner/pods som ligger framme i den möteslayout man befinner sig i, men en Presenter kan inte byta layout, ta bort eller ta fram nya funktioner/pods.
• Och högst upp över alla andra sitter Host som kan göra precis allt, inklusive att höja eller sänka rättigheter för deltagare i webbmötet. En extra finess för just Host är att man själv kan hoppa mellan de olika rättighetsgrupperna för att tjuvtitta på hur mötet ser ut för dem som är Presenter eller Participant.

Vill du veta mer? »

Produktvisning för dina kunder

Webbmöte i Acrobat Connect Pro

Ett bra användingsområde för Acrobat Connect Pro är produktvisning. Du bjuder in dina kunder genom att publicera länken till ditt mötesrum direkt på din hemsida eller skicka ut den via e-post till utvalda kunder. Så fort de loggar in kommer de att kunna se dig och höra dig samtidigt som du kan visa upp film, dokument, bilder mm om din produkt. De kan ställa frågor till dig via chatten och du kan ha medarbetare med i mötet som kan agera moderatorer och även besvara frågorna, direkt under visningen. Du kan också lägga upp filer du har visat, t ex produktblad, som kunderna kan ladda hem direkt från mötet. 

För att kunderna lätt ska kunna nå dig med fler frågor eller kanske beställningar efter mötet kan du använda Note pod där du skriver in dina kontaktuppgifter. Om du har en öppen visning där nya potentiella kunder deltar vill du naturligtvis ha en bättre möjlighet att få kontaktuppgifter från dessa. Då använder du Event som är en del av Connect-familjen. Du skapar då helt enkelt ett event som är din produktvising och publicerar länken till eventet på din hemsida. De som vill delta måste registrera sig med de uppgifter du har valt att samla in, t ex namn, e-post, telefon osv. Event skickar sedan ut påminnelser till de som anmält sig samt tackbrev till de som deltog. Och du får naturligtvis full koll på vilka som deltog eller inte. Mer om event kommer senare. 
 

Vill du veta mer? »

Pods
Ett mötesrum i Acrobat Connect Professional består av små fönster som kallas Pods. Varje pod har en viss funktion som att hantera ljud och video eller att kunna visa upp dokument. Alla pods är flexibla så att du själv kan välja var i mötesrummet de ska ligga och hur stora de ska vara. 

Video och ljud
Video and Voice Pod är den pod som gör att man kan se och prata med flera deltagare samtidigt i ett möte och den ger en av de bästa och rörligaste videobilder jag har sett i ett e-mötesprogram. Med ett klick på maximeraknappen, precis samma som finns på alla fönster i windows, kan man snabbt växla till helskärmsläge och få stora videobilder.

Skicka upp eller dela ut
Share pod är poddarnas pod i Acrobat Connect Professional. Den består av tre enkla men mycket kraftfulla knappar under rubriken Vad vill du visa? (What do you want to share?)

1. My Computer Screen
Med denna kan du skrivbordsdela, antingen hela datorn, ett fönster eller ett program. Under själva delningen kan du trycka på paus och använda whiteboardverktygen för att markera, peka eller ringa in vissa delar av det du har delat ut. Enkelt, snabb och tydligt!

2. Documents
Du kan skicka upp och visa PowerPoint, Flashpaper, filmer mm. Skickar du upp en PowerPoint så fungerar både animeringar och länkar som du har gjort i din presentation. Du kan också väja om du ska visa din PowerPoint synkroniserat för alla eller om alla själva individuellt ska kunna bläddra runt i presentationen. Som sagt kan du även visa filmer men också spela upp musik eller annat ljud.

3. Whiteboard
En bra whiteboard är ett måste i ett webbmöte. Här kan man arbeta tillsammans med diverse rit- och textverktyg. När alla är klara kan man direkt skriva ut den skiss och de anteckningar man har gjort. Har jag nämnt att du även kan lägga whiteboarden direkt ovanpå andra uppskickade dokument eller filmer? På så sätt kan du ringa in viktiga delar i din PowerPoint eller förtydliga något i en film genom att till exempel rita en pil.

Vill du veta mer? »

Nu, 13 år senare, är förutsättningar helt annorlunda. I stort sett alla har bredband, datorerna har en helt annan prestanda och webbkameror en mycket högre upplösning. Och kanske det viktigaste, användarna har utvecklats och har en helt annan vana vid datorer än tidigare. Självklart har det även varit utveckling på e-mötesplattformar och många har blivit ganska bra. Men med Acrobat Connect Professional har Adobe tagit ett steg förbi de andra och blivit nästa generation e-mötesprogram redan nu.

Enkelt och kraftfullt
Enkelheten i att använda ett e-mötesprogram är mycket viktig. Om det krävs installation av programvara så redan det en tröskel som gör att vissa inte kan delta i mötet och flexibiliteten att snabbt bjuda in har begränsats. Krävs det dessutom att man öppnar upp företagets brandvägg kommer det alltid att finnas hela organisationer som inte har möjlighet att delta. Detta är inget problem då det gäller Acrobat Connect Professional och det finns fyra saker som gör att e-mötesplattformen från Adobe känns mycket enkelt att använda.

1. Ingen installation
Acrobat Connect Professional bygger på Flash som idag finns i 99 % av datorerna och som vanlig mötesdeltagare behöver du alltså ingen installation över huvudtaget. 

2. Plattformsoberoende 
Acrobat Connect Professional fungerar på Windows, Mac OS, Linux och till och med Solaris.

3. Länk till mötesrummet
Du har en egen unik länk som går till just ditt mötesrum. Skicka helt enkelt ut länken via e-post eller varför inte publicera din länk på företagets intranet eller trycka det på ditt visitkort! 4. Användarvänligheten
Acrobat Connect Professional har en hel del nyttinga och kraftfulla funktioner men ändå är det mycket lättanvänt. De fönster, eller Pods som de egentligen kallas, fungerar precis som våra välkända fönster i Windows. Maximera, flytta eller ändra storlek precis samma sätt som i Windows. Resten av användargränssnitten är smart uppbyggt och lätt att ta till sig.

Om du har läst om webbmöten känner du säkert igen Acrobat Connect Professional från Adobe. Det är ett av de absolut bästa e-mötesprogrammen man kan hitta på marknaden idag. Men känner du till de övriga delarna i Acrobat Connect-familjen? Förutom mötesdelen Meeting finns Seminars, Presenter, Training, och Event. Alla delar i Acrobat Connect-famliljen når du enkelt genom webbgränssnittet Acrobat Enterprise. Detta är själva verktygslådan eller kontrollpanelen där du skapar dina mötesrum, skickar upp Content (dokument, bilder, filmer, musik mm) och bjuder in till event och utbildningar. Här lägger du in användare, skapar grupper och sätter rättigheter på möten, utbildningar eller på enskilda mappar och filer.

Kraftfullt, enkelt, smart
Tittar vi snabbt igenom delarna i systemet så ser det ut på detta sätt:

1. Meeting
Här har du dina möten och mötesrummet tar upp till 100 personer och är öppet dygnet runt. Licensen är flatrate och därför kostar varken tid eller antal deltagare något extra. I mötesrummet kan du använda ljud och video med hög kvalitet, du kan skicka upp och visa dokument från din dator eller från Content Library som finns i Connect Enterprise. Det finns ett antal mycket kraftfulla och nyttaiga funktioner men ändå är det förvånansvärt lätt att lära sig.

2. Seminars
Seminars är mötesrum med precis samma funktioner som Meeting. Det som skiljer är antalet deltagare. I Seminars kan upp till 2500 personer delta.

3. Presenter
Med Adobe Presenter skapar du kraftfulla PowerPoints med ljud, video och flash. Här finns också en kraftfull frågemodul som gör att du kan lägga in poänggivande eller undersökande frågor direkt i din PowerPoint. Hur många poäng en deltagare fått kan du sedan se i Training. Materialet från Adobe Presenter skickas upp online till Acrobat Enterprise och hamnar i Content Library. Här är ett expempel på en inspelning gjord med Adobe Presenter.

Vill du veta mer? »

Idag finns plattformar för proffsliga e-möten, till exempel Acrobat Connect Professional. Och då det gäller kringutrustning som kameror och headset så kan man för en tusenlapp få bra kvalitet både på ljud och bild.  Resten är upp till dig. För att du ska bli bra på möten online måste du ha rätt kunskap och planering. För att höja dig och mötet till ytterligare en nivå krävs analys och natrurligtvis träning.

1. Kompetens
Som mötesledare ska du behärska de funktioner du tänker använda i ditt e-möte. Använd aldrig mer än du behärskar. Du ska ha kunskap i att leda ett möte och även hjälpa nya deltagare med grundläggande funktioner. Ljudkvalitén i ett onlinemöte är mycket viktig. Ta därför kontrollen över mötet och var inte rädd för att säga till dem som eventuellt andas i sin mikrofon eller på något annat sätt har dålig ljudkvalitet. Be dem att justera sin mikrofon eller stänga av den när de inte ska prata. Tänk på att själv alltid stänga av mikrofonen innan du justerar ditt headset eller om du måste hosta.

2. Planering
Ett e-möte ska aldrig läggas direkt i anslutning arbetsdagens början eller direkt efter lunch. Deltagarna inte hinner då oftast inte kontrollera sin utrustning innan mötet börjar. När du skickar mötesinbjudan kan du be deltagarna att komma in i mötet några minuter tidigare för att hinna med att testa att allt fungerar som det ska.

Vill du veta mer? »

Enkel matematik
Naturligtvis kan man inte ta alla möten online men genom att ta ett enda möte i månaden online så minskar man utsläppen avsevärt. Hade jag nu tagit en flygresa till Peking tur och retur så hade det gett ett utsläpp på cirka 4 ton koldioxid per person. Om man istället kör tur och retur Kalmar-Linköping så blir det ett utsläpp på ca 40 kg koldioxid. Är man 5 personer som träffas bara en gång i månaden sparar man på ett år (40x5x12), 2,4 ton koldioxid. Inte så långt ifrån Kinaresan, bara på ett möte i månaden.

Inga ursäkter
Pratar vi pengar så finns det inga ursäkter längre. E-möten är idag är så billiga att vilket företag som helst kan börja använda det. Månadskostnaden för ett e-mötesrum motsvarar en bilresa på 20 mil, dvs ca 750 kr. Mer än så kostar det inte. Du vinner effektiv arbetstid som du annars slösat bort genom att sitta i bilen. Hotellkostnaderna är en annan post som företaget slipper. Som en extra bonus kan man komma hem till familjen i tid och, som sagt, man har bidragit till att förbättra miljön.

Viva Las Vegas
En av världens största elektronikmässor har precis avslutats, nämligen CES i Las Vegas. Detta år säger man att man är miljövänliga. Visst känns det motsägelsefullt att en mässa som släpper ut 20.000 ton koldioxid kallar sig miljövänlig. Men detta år har CES köpt utsläppsrätter för att kompensera de 20.000 ton koldioxid man släpper ut. En bra början tycker jag. Vad gör du själv?

Vill du veta mer? »

Suverän funktion
En av mina favoriter då det gäller funktioner i Acrobat Connect Professional är möjligheten att i samma möte har flera olika layoter. Det gör att jag kan ta in mina mötesdeltagare i, låt oss säga Lobbyn, där jag bjuder på musik, lite information om mötet och chattmöjligheter, allt omgivet av en trevlig bakgrundsbild. Samtidigt sitter jag och förbereder mitt material i en annan layout. När det är dags för mötet att börja för jag över mina mötesdeltagare till layuten där jag har mitt material. När mötet går mot sitt slut kan jag ha en avslutande layout där man kan ladda ner de dokumet som är relevanta för mötet som just varit. Allt sker med superb videobild och VoIP.

Vill du veta mer? »